Uw privacy

Privacyreglement

Inleiding
Om u goede dienstverlening te garanderen, is het nodig dat wij een aantal gegevens van u vastleggen. Daarbij is het natuurlijk erg belangrijk dat u weet dat wij vertrouwelijk en zorgvuldig met deze gegevens omgaan. En dat u er op kunt vertrouwen dat uw privacy bij ons beschermd is. In dit privacyreglement leest u hoe we uw gegevens vastleggen en waarvoor wij het gebruiken. Heeft u hier nog vragen over? Of is er iets niet duidelijk? Neem dan gerust contact op met onze privacymedewerker
via privacy@tbvwonen.nl of via ons algemene telefoonnummer (013-5940594).         

Persoonsgegevens en het doel
De persoonsgegevens die wij vastleggen zijn noodzakelijk voor onze dienstverlening aan u. Wij verzamelen alleen die informatie die hiervoor nodig is. U moet kunnen nagaan wat er met de gegevens die we van u verwerken, gebeurt. Hierbij voldoen we aan de Europese wet- en regelgeving.

 Wij maken onderscheid in persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens.

A:        Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum en –plaats
  • Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt voor de uitvoering van onze dienstverlening in brede zin. Hierbij moet u denken aan o.a.:

  1. Het zorgen voor de woonruimteverdeling;
  2. Het uitvoeren van de huurovereenkomst;
  3. Het verstrekken van gegevens aan de overheid die betrekking hebben op de aanvraag van huurtoeslag;
  4. Het beheren en onderhouden van de woningen en overig vastgoed;
  5. Het innen van vorderingen, inclusief het uit handen geven van de vordering aan derden;
  6. Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving en daarmee het tegengaan van overlast en onrechtmatige bewoning;
  7. Het behandelen van klachten en geschillen;
  8. Het doen van metingen en onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening om deze te kunnen verbeteren;
  9. Het informeren van onze huurders en, indien nodig, onze samenwerkingspartners, zoals politie, gemeente en hulpverleners;
  10. Activiteiten van intern beheer, waaronder beleidsdoeleinden en rapportages;
  11. De uitvoering van alle wet- en regelgeving voor de corporatiesector.

B:        Bijzondere persoonsgegevens

TBV Wonen streeft ernaar geen bijzondere persoonsgegevens te verwerken, wij zullen deze dus niet meer van u vragen, tenzij daar een hele nadrukkelijke noodzaak voor is en dit volgens de wetgeving toegestaan is.

Bij bijzondere persoonsgegevens gaat het om het burgerservicenummer, godsdienst of levensovertuiging, ras, strafrechtelijke persoonsgegevens, politieke gezindheid en lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid en seksuele geaardheid.

Bijzondere gegevens die in het verleden door TBV Wonen verwerkt zijn, zullen door natuurlijk verloop (het handteren van vernietigingstermijnen) uit onze bestanden verwijderd worden.  

Rechten en plichten
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Omdat u deze gegevens persoonlijk aan ons verstrekt heeft, bent u op de hoogte om  welke gegevens het gaat.  

 Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als:

  • U hiervoor toestemming heeft verleend of
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de huurovereenkomst en overige overeenkomsten waarbij u klant bent of wilt worden of
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen of
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons of de met ons verbonden ondernemingen.

    Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële of charitatieve doeleinden, zonder uw expliciete toestemming.

Wij kunnen uw gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen gebruiken. Bijvoorbeeld voor een onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot uw persoon.

Bewaartermijnen en vernietigen
Zolang u klant van ons bent, bewaren wij informatie in uw klantdossier. Wij bewaren informatie tot 2 jaar na afloop van de klantrelatie of langer indien wettelijk bepaald. Hebben we de persoonsgegevens eerder niet meer nodig voor een (deel van) onze dienstverlening? Dan verwijderen we ze, tenzij wettelijk iets

anders is vastgelegd.

Recht op inzage, correctie en verzet

U heeft recht op:
  • Inzage

    U heeft recht op inzage in uw persoonlijke dossier. U kunt hier mondeling of schriftelijk om vragen. U dient zich hiervoor te kunnen legitimeren. Op uw verzoek wordt binnen twee weken schriftelijk antwoord gegeven.

    Zijn in het dossier gegevens van derden opgenomen? Dan worden zij eerst gehoord voordat u uw dossier kan inzien. Willen deze derden geen inzage verlenen? Dan  worden de gegevens van hen afgeschermd.

  • Correctie

    U heeft recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van informatie als deze onjuist is, in strijd met de Wet Bescherming Persoonsgegevens, in andere wetten is opgenomen, of niet ter zake doende is. U dient zich hiervoor te kunnen legitimeren. Op uw verzoek wordt binnen twee weken schriftelijk geantwoord.

  • Verzet
    U kunt ons verzoeken informatie niet te verwerken in verband met zwaarwegende, bijzondere, persoonlijke omstandigheden. Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Op uw verzoek wordt binnen twee weken schriftelijk beslist. 

Uitzonderingen
Beperking van uw rechten is mogelijk als dit noodzakelijk is in het belang van

  1. de veiligheid van de Staat;
  2. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  3. de gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en andere openbare lichamen;
  4. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften;
  5. de bescherming van u of van de rechten van anderen.

Delen van gegevens, derden en verwerkersovereenkomst
Zonder uw expliciete toestemming verstrekken uw informatie nooit aan derde partijen voor directe marketingdoeleinden.

In sommige gevallen maken wij gebruik van derde partijen voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan software-applicaties, onderhoudsbedrijven, eventuele deurwaarder of klanttevredenheidsonderzoek. Wij maken met deze partijen afspraken in een verwerkersovereenkomst over de technische en organisatorische maatregelen, die zij moeten nemen om uw informatie te beschermen.

 Wij kunnen uw informatie ook verstrekken aan derden als:

  1. u daar zelf toestemming voor geeft;
  2. deze informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid;
  3. dat moet op grond van de wet;
  4. dat nodig geacht wordt in een rechtszaak;
  5. dat nodig geacht wordt om onze rechten te beschermen.

Toegepaste beveiligingsmaatregelen (algemeen) en geheimhouding
Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van informatie dat, gezien de stand van de techniek, voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens, te voorkomen. Al onze medewerkers gaan zorgvuldig om met de gegevens die u ons toevertrouwt.

Website: bezoekgegevens en cookies

Op onze website(s) worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. We registreren ook hoe bezoekers door onze website(s) klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag. Met deze informatie kunnen we de indeling en inhoud op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. Bij het bezoek aan onze website plaatsen we cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op onze website(s) heeft bezocht. Cookies helpen ons om onze websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.
De gegevens die u terug kunt vinden op Mijn TBV Wonen zijn  alleen met uw persoonlijke inlog en wachtwoord te benaderen via een beveiligde internetverbinding. 

Klachten

Bent u van mening bent dat dit reglement niet (goed) wordt nageleefd? Of dat de Wet Bescherming Persoonsgegevens of Algemene Verordening Gegevensbescherming niet correct wordt uitgevoerd door ons? Dan kunt u hierover een klacht indienen bij onze privacymedewerker via privacy@tbvwonen.nl. Daarnaast kun u gebruik maken van de klachtenprocedure, deze kunt u terugvinden op onze website. Onze antwoord op de klacht wordt schriftelijk aan u medegedeeld.

Bent u hierna nog steeds niet tevreden? Dan kunt u  aanvullend:

  • de klacht indienen bij de onafhankelijke klachtencommissie in Tilburg;
  • een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
  • een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons.

Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Meldplicht aan AP en aan betrokkenen
Vallen onbedoeld en ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen toch gegevens in handen van niet geautoriseerde derden? Bijvoorbeeld door een hack of een andere vorm van een gegevenslek? En leidt dit tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens? Dan melden wij dit conform de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij de Autoriteit. Heeft dit datalek ook ongunstige gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer, dan melden wij dit ook aan u.